- Apri la tua applicazione “HelpDesk”. Entrerai nella dashboard. Nel menu di sinistra, clicca su “Dipartimento”;
2. Registri un nuovo dipartimento, cliccando su questo pulsante;
3. Si aprirà questa pagina. Inserisci qui un nome e una descrizione. Poi, clicca su “Salva”;
4. Ora dovrai configurare il dipartimento. Nell’opzione “Generale”, se clicchi su lingua, potrai selezionare una lingua specifica. Puoi impostare il tuo fuso orario e puoi scegliere tra “Chats” o “Tickets”, o entrambi;
Clicca su “Modulo”, e puoi scegliere qui;
5. Gestisci assistenti – qui devi prima creare un assistente. Dopo aver creato l’assistente, apparirà in “Tutti gli assistenti”. Per impostare questo assistente in questo reparto, basta cliccare sul segno più. Hai la possibilità di disimpegnare l’assistente da questo reparto cliccando sul segno meno;
6. Testo di scelta rapida – Questi sono testi che aiuteranno gli addetti al servizio clienti. Possono creare i propri comandi e testi inserendo le informazioni in alto e poi cliccando su “Aggiungi”. Possono anche usare i messaggi già pronti e personalizzarli cliccando sulla matita;
7. Limitazioni/Quantità – Qui imposti il tempo di attesa per le chat, il numero di chat per addetto, il numero di ticket per addetto, il tempo di inattività della chat, se il cliente non risponde entro i minuti stabiliti, la chat verrà chiusa. E infine, si definisce il tempo in cui il ticket sarà raggruppato nella categoria “Scaduto”;
8. Valutazione – Qui, i clienti avranno l’opportunità di valutare il servizio che hanno ricevuto. Valutando l’addetto, il servizio fornito, e si può lasciare un commento;
9. Chat – È il momento in cui l’addetto ha un contatto diretto con il cliente. “Mostra coda” mostra il tempo di attesa del cliente per essere servito. “Apri chat” se questa opzione è selezionata, il cliente può aprire una chat in questo reparto. Avrai la possibilità di modificare un messaggio di apertura e di chiusura. Avrai anche la possibilità di aggiungere una domanda mentre la chat è in corso;
*Qui sarà definito il periodo di lavoro dell’addetto;
10. Qui definisci l’e-mail che verrà inviata al cliente ogni volta che il ticket riceve una risposta dall’addetto, ricorda che devi attivare questa funzione. Puoi modificare il messaggio di apertura e di chiusura e mettere la descrizione del titolo del ticket. Puoi anche inserire una domanda, nel caso in cui hai bisogno di maggiori dettagli sul problema;
